A xestión dixital nunha empresa pode aforrar 52 euros por cada 12.000 páxinas almacenadas

A historia pesa, e o coñecemento tamén. Ditou doutro xeito: ocupan lugar. Polo menos, así –entre moreas de papel- estaban as cousas até o de agora, até o afianzamento dos procesos e das canles do dixital. Ou mellor dito: até o afianzamento dos procesos lóxicos e racionais do dixital. Porque unha cousa é ter equipos informáticos de todo tipo a man e outra ben distinta actuar con senso común. Cantas veces teremos visto na nosa empresa ou na do demais como se imprimía sen necesidade todo tipo de documentos que, con certas disposicións de seguridade, eran moito máis útiles sen saír á luz?
Ou sexa: se contamos con medios que nos axuden a xestionar a información e tamén a recuperala dende calquera lugar, para que queremos estragar papel? Todo isto vén a conto por mor do desenvolvemento informático do que falamos onte nesta mesma web, o DF-Server das galegas Sotronic e DIN. Esta ferramenta serviunos entre outras cousas para lembrar o seguinte: hai unha diferenza media de máis de 52 euros entre amorear 12.000 páxinas pola vía tradicional e facelo polo electrónico.
Este software do que falamos, presente xa nunhas 50 firmas galegas, vai encamiñado xunto con outros de semellante natureza a contribuír á consecución da oficina sen papeis. Isto que significa? Pois, en termos de xestión, que minimizaremos esforzos, tempos de traballo e espazo físico; e en termos de protección do medio, que loitaremos un pouco contra o cambio climático. A fin de contas, sexa co emprego deste software ou con calquera dos que lle pode acaer ben á nosa empresa (como por exemplo Legal Snap Scan, EdasFacturas ou Ediwin Digicert, todos homologados por Facenda), ou ben sexa sen software e aplicando o sentido común no día a día da empresa (imprimindo só o necesario, apostando polos medios electrónicos para xestionar, vender e comunicármonos), o certo é que é responsabilidade de todos nós conseguir frear o consumo de papel. Este, por certo e malia todo o que se está a facer na promoción e afianzamento dos medios dixitais, medra a un ritmo de entre o 20 e 30% anual. Pero, cales son polo miúdo as vantaxes da aposta polo electrónico no eido corporativo? Segundo apunta Sotronic, son as seguintes:
· Aforros de tempo e espazo.
· A xestión electrónica produce un efecto positivo no medio ó reducir o consumo de papel (tanto no que se refire a fabricación como no que atinxe á súa destrución).
· Redúcense as emisións medio ambientais ó ficar máis masas vexetais intactas, vitais para a asimilación do CO2.
Segundo datos da consultora Arthur Andersen, estes son os tempos e os custos do tratamento tradicional dos documentos perante o dixital:
· Localización e recuperación: 4 min - 0,68 €.
· Localización e recuperación: 30 seg.- 0,08€

· Distribución por mensaxeiría: 1-2 h - 3,00 €.
· Distribución por correo: 24-48 h - 0,3 €
· Distribución por correo electrónico: 5 seg.-2 min.- 0,12€

· Almacenamento documentos externos: 12.000 Páxs – 30 arquivadores - 0,5 m2 - 54€.
· Almacenamento documentos externos: 12.000 Páxs. 1 CD ROM 12 cm²- 1,2 €.
· Almacenamento documentos internos (facturas, listaxes,…): 120.000 Páxs-300 arquivadores - 5 m2 - 540 €.
· Almacenamento documentos internos (facturas, listaxes,…): 120.000 Páxs. 1 CD ROM 12 cm² - 1,2 €.
· Almacenamento histórico: 1.625.000 Páxs. - 4050 arquivadores 68 m²- 7.356€.
· Almacenamento histórico: 1.625.000 Páxs. 1 Jukebox 100 CD ROM 0,5 m²- 360 €.